Alliander optimiert Qualität mit Runbook

Für Alliander, die aus der Aufspaltung des niederländischen Energieunternehmens Nuon in einen Stromlieferanten/-erzeuger und einen Netzbetreiber entstandene Netzgesellschaft, war eine Qualitätsoptimierung der vornehmlichste Grund, sich für Runbook zu entscheiden.

„Die sich daraus ergebende, größere Effizienz und die Kosteneinsparungen sind ein Ergebnis, das aber für diesen Geschäftsfall nicht ausschlaggebend gewesen ist", betont Bart Blokland, Geschäftsführer von Alliander Shared Services, dem Shared Service Center von Alliander, das für Alliander und die drei Tochtergesellschaften Liander, Liandon und Liandyn arbeitet. „Wir möchten in erster Linie eine Qualitätsoptimierung erreichen."

Der große Gewinn für Alliander besteht für Blokland in der Tatsache, dass Runbook nahtlos an den strategischen Themen von Shared Services anknüpft. „Unsere strategischen Themen lauten: konzentrieren, standardisieren, innovieren und Herausragendes leisten. Es werden mehr Aktivitäten bei Shared Services konzentriert und Prozesse standardisiert. Runbook ist auch ein innovativer Schritt. Die richtige Kombination aus Standardisierung und Innovation führt zu überragenden Ergebnissen."

„In control"

Vielleicht noch mehr als für Finanzfunktionen bei anderen Unternehmen spielt das „in control"-Sein für ein Shared Service Center eine wichtige Rolle. „Für uns ist es von entscheidender Bedeutung, Vertrauen in Shared Services aufzubauen. Die Finanzfunktion ist nicht bei uns untergebracht, sondern beim Unternehmen. Uns wurde die Finanzbuchhaltung anvertraut, weil die Finanzfunktion Einblick in die Prozesse und die dahinter liegenden Inhalte hat. Sie haben das Vertrauen, Dinge los zu lassen."

Die Überzeugung, die Jeder bei Alliander besitzt, dass Runbook den Aufbau einer professionellen Organisation unterstützt, sei ein wichtiger Beweggrund für die Implementierung von Runbook gewesen, so Blokland. „Man konnte von einer großen Engagiertheit innerhalb von Alliander sprechen. Aufgrund unserer Firmengeschichte mit Nuon ist die Belegschaft mit Runbook bekannt und träumt von weiteren Möglichkeiten, die das System bieten könnte. Es ist auch ein Stück Zukunftsmusik. Dabei muss ich sagen, dass wir auf eine gute Unterstützung seitens Runbook rechnen können."

Runbook bildet einen wichtigen Pfeiler unter den Finance Shared Services von Alliander. Das Engagement der Mitarbeiter ist der Erfolgsfaktor hinter der äußerst zügig und reibungslos verlaufenden Implementierung von Runbook. „Bis jetzt ist alles sehr erfolgreich verlaufen; wir sind ausgesprochen ehrgeizig und kommen sehr schnell voran. Ende 2008 haben wir die Verhandlungen über eine Lizenz abgeschlossen und bei dem ersten Halbjahresabschluss konnten wir die Bilanzakten auf einer CD an den Steuerberater übersenden. Eine Zielsetzung kann man ja formulieren, aber sie muss auch realisiert werden. Und das ist gelungen", so Blokland.

Derzeit setzt Alliander Runbook für den Periodenabschluss und die elektronische Bilanzakte ein und arbeitet man an dem Aufbau eines Tax Control Framework. „Wir befinden uns in einem Pilotprojekt zur ‚horizontalen Überwachung' mit dem niederländischen Finanzamt", erläutert Blokland.

Neue Funktionalitäten

Alliander konzentriert sich nicht nur darauf, wie Runbook die Finanzfunktion unterstützen kann. „Wir sehen auch Möglichkeiten außerhalb des Abschlussprozesses, wie beispielsweise der monatliche Gehaltsabrechnungsprozess. Auch hier gibt es zahlreiche Veränderungen, Berechnungen und andere Daten, die berücksichtigt werden müssen. Wir untersuchen, ob wir Runbook auch dafür nutzen können." Blokland verweist auch auf die Auflagen des Sarbanes-Oxley-Gesetzes, das die Implementierung eines internen Kontrollsystems für eine ordnungsgemäße Finanzberichterstattung in den Mittelpunkt steht. „Aber eigentlich geht es um das ganze Unternehmen in der vollen Breite. Bei sämtlichen Prozessen, die innerhalb eines Unternehmens stattfinden, muss man ‚in control' sein."

Obwohl mit Runbook langfristig eine Optimierung der Effizienz zu erreichen ist, möchte Blokland dennoch deutlich machen, dass dies nicht der wichtigste Beweggrund für die Entscheidung war, Runbook zu verwenden. „Durch Standardisierung und Konzentration in Richtung Shared Services kann man zwar effizienter werden, das ist jedoch nicht die wichtigste Triebfeder. Es geht um die Verbesserung der Prozess- und Dienstleistungsqualität. Es ist ein vorteilhafter Nebeneffekt, aber eher aufgrund der Verbesserung von Prozessen. Runbook hilft dabei."

Buchprüfung

Von einer möglichen Senkung der Steuerberaterkosten, weil die Zusammenstellung der nötigen Unterlagen weniger Zeit erfordert, ist bei Alliander in diesem Stadium noch keine Rede, so Blokland. „Wir haben die ersten Gespräche mit dem Steuerberater geführt. Die Idee einer digitalen Akte ist toll, aber es gibt noch sehr wenige Firmen, die dies tun. Auch die Steuerberatungskanzleien müssen sich daran gewöhnen. Sie sind es gewohnt, Stapeln von Akten zu erhalten, mit denen sie Schränke füllen können und jetzt bekommen sie alles in elektronischer Form. Man kriegt Fragen, wie: Steht da auch wirklich alles drin? Auf die Dauer wird es schon hilfreich sein. Ich hoffe, dass die Steuerkanzleien ebenfalls intelligente Software implementieren, um die Daten miteinander zu verknüpfen. Im Endeffekt wird dies zu Kostensenkungen führen, aber dies erfordert noch einige Anstrengungen."

Ein wichtiger Vorteil ist allerdings die Schnelligkeit, mit der man über Zahlen verfügen kann. Dies ist Blokland zufolge auf die Standardisierung zurückzuführen, die über die Unternehmen hinweg stattgefunden hat. Für den Abschluss der Periode ist in puncto Zeitgewinn kein großer Unterschied festzustellen. „Wir hatten bereits zuvor ein äußerst ehrgeiziges Abschlussschema, sodass man hier nicht mehr viel herausholen konnte. Die Verbesserung zeigt sich vielmehr darin, dass zusätzliche Analysen möglich sind und die Qualität und Transparenz verbessert werden."

Zum Schluss möchte Blokland noch erwähnen, wie wichtig er es findet, dass Runbook so eifrig mit den Mitarbeitern über den nächsten Schritt mitdenkt. „Der ‚in control'-Prozess beziehungsweise der Periodenabschluss richtet sich momentan stark auf die Finanzfunktion und den Steuerberater, kann aber auch breiter angewendet werden. Runbook denkt diesbezüglich mit und ist äußerst begierig, solche Dinge zu erfahren."

Monique Harmsen, Journalist