DSAG-Konferenz Bremen
Noch 50 Tage bis zur DSAG-Konferenz in Bremen (29. September bis 1. Oktober 2009)
Sehr geehrter Frau oder Herr,
DSAG-Konferenz, Bremen (Deutschland) - 29. September bis 1. Oktober 2009
Runbook Company International wird am 10. Jahreskongress der DSAG in Bremen teilnehmen. Versäumen Sie nicht die größte Veranstaltung für SAP-Anwender in Europa und besuchen Sie uns an unserem Stand.
Dr. Gerrit Hermes (COO Runbook Company Germany) wird bei dieser Veranstaltung einen Vortrag halten. Wir freuen uns auf Ihre Anwesenheit am 30. September um 14.00 Uhr.
Weitere Informationen zur Konferenz erhalten Sie hier.
Transparente Jahresabschlüsse: Deloittes Erfahrung mit Runbook
„Durch den Einsatz der Runbook-Software wird effizienter und effektiver gearbeitet. Die Arbeit wird transparenter; man kann ganz deutlich sehen, was man macht", sagt Remko Vochteloo, Director of Finance bei Deloitte Netherlands. Vor zwei Jahren führte die Beratungs- und Prüfungsgesellschaft in den Niederlanden die Runbook-Software für ihre Jahres- und Monatsabschlüsse sowie die interne Kontrolle ein. Vochteloo zufolge haben sich seither das Management und die Optimierung von Prozessen erheblich verbessert: „Transparenz hat einen Selbstreinigungseffekt."
Deloittes wichtigster Grund für einen Wechsel zu Runbook war, dass man Ordnung in das eigene Rechnungsführungssystem bringen wollte, so Vochteloo. „Damit soll nicht gesagt werden, dass es nicht in Ordnung war, aber es entbehrte der notwendigen Dokumentation und Beschreibung von Prozessen und Instrumenten. Wir wollten die Prozesse festhalten, um Risiken auszuschließen. Die Frage, die wir uns stellten, war: Wie kann man diese Prozesse effizient gestalten? Selbstverständlich kann man beschreiben, was man tut, alles auf Papier festlegen und anschließend in einem großen Schrank zu den Akten legen. So sind die Prozesse zwar schriftlich belegt, aber schwierig abzurufen. Mit der Software von Runbook kann man ganz einfach alle erforderlichen Belege in das System einpflegen und diese ebenso einfach wieder abrufen."
Jede Deloitte-Kette (Contact bis Cash, Recruit bis Retire und Procure bis Pay) hält vierteljährlich ein sogenannte In‑Control‑Meeting ab. „Wir gehen alles Schritt für Schritt noch einmal durch, prüfen nach, ob die Prozesse an irgendeiner Stelle Schwächen oder Fehler aufweisen und ob bzw. wie diese gelöst worden sind. Mit der Runbook-Software lässt sich einfach aufzeigen, was geschehen ist."
Maximale Aufteilung von Ressourcen
Wenn neue Prozesse eingeführt werden, werden sie nicht immer von allen Mitarbeitern ohne weiteres akzeptiert. Bei Deloitte lief es allerdings ziemlich schnell. „Das neue Verfahren war in zwei Jahren in die Unternehmensabläufe integriert. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass eine Änderung von Verfahren als ein notwendiges Übel angesehen wird, etwas, das einem auferlegt wird, weil es der Rechnungsprüfer verlangt, zum Beispiel. Jetzt sieht sich das Unternehmen selbst in der Pflicht stehen und erkennt die Vorteile: Es ist eine Methode, um Ressourcen maximal aufzuteilen."
Mit Workshops, die Runbook in ihrer Hauptniederlassung im niederländischen Ede veranstaltete, wurden die Deloitte-Mitarbeiter in das neue Verfahren eingeführt. „Am ersten Tag kamen die Beschäftigten aus dem Rechnungswesen, die an Jahres- und Monatsabschlüssen mitarbeiteten. Für sie war der Prozess vollkommen logisch. Am zweiten Tag waren die Prozessleute an der Reihe. Hier wurde neuen Prozessen mit einigem Widerstand begegnet. Mittlerweile hat sich dieser Widerstand komplett gelegt und wird das Projekt von allen Seiten befürwortet. Bei solchen Prozessen muss man beweisen können, welche Vorteile sie bringen. Der Vorteil der Runbook-Software ist, dass man damit Schritt für Schritt arbeiten kann. Natürlich könnte man sich darauf beschränken, den konzeptionellen Aspekt zu verkaufen, der auch wichtig ist, aber wenn es um die Implementierung geht, sind auch die konkreten Schritte relevant: Was muss ich tun? Habe ich mehr zu tun? In unserem Fall bedeutet es, dass unser Personal dieselbe Tätigkeit verrichtet, aber auf eine andere Art und Weise. Anstelle von einmal jährlichen Stoßzeiten für die Berichterstattung erstellen wird jetzt jeden Monat einen Bericht. Das ist einfacher."
Prozessorientiertes Denken
Der große Vorteil der Runbook-Software ist, so Vochteloo, deren ausgesprochen positive Auswirkung auf das Unternehmen. „Wir sind nicht mehr so stark davon abhängig, dass unsere Mitarbeiter miteinander kommunizieren. Damit gelang uns unternehmensintern die Umstellung von einer abteilungsorientierten zu einer prozessorientierten Denkweise. Mitarbeiter denken nicht mehr in Abteilungen, wo ein Problem von einem abgeschlossenen Raum zur nächsten Abteilung weitergereicht wird, sondern in Prozesszusammenhängen. Sie sehen den Prozess und begreifen, welchen Wert Kommunikation und Zusammenarbeit hat. Dies führt automatisch zu Verbesserungsmaßnahmen. Runbook schafft Transparenz und dies hat einen Selbstreinigungseffekt für ein Unternehmen."
Ein weiterer Vorteil ist, dass der Jahresabschluss erheblich schneller durchgeführt werden kann. „In den letzten zwei Jahren konnten wir das Jahr durchschnittlich drei Wochen früher abschließen. Die Zahlen stehen uns jetzt nach einer Woche zur Verfügung. Bis zur Fertigstellung des Abschlusses werden noch immer drei Wochen benötigt und anschließend müssen die Ergebnisse den Prüfungsausschuss und die Generalversammlung im September passieren. Neben dem Abschluss gewinnen wir auch einen solchen Einblick in die Tatsache, dass Schlüsselkontrollen funktionieren, dass ich wirklich sicher bin, alles ‚unter Kontrolle' zu haben. In vielen Fällen wird auf der Grundlage einer negativen Zusicherung gearbeitet; jetzt hat man die positive Zusicherung, dass man die Kontrolle hatte. Man hat viel bewusster die Kontrolle, denn man kann es beweisen. Das ist ein tolles Gefühl!"
Neue Runbook-Geschäftsstelle in Deutschland
Runbook hat eine neue Geschäftsstelle in Düsseldorf eröffnet. Seit dem ersten April 2009 ist Gerrit Hermes der neue COO für die Region Deutschland. Gerrit besitzt über 15 Jahre internationale Erfahrung auf höchster Ebene auf dem Gebiet von Corporate Finance, Compliance und Restrukturierung internationaler Unternehmen. Zusammen mit seinem Kundenberaterteam ist er in Düsseldorf für die Entwicklung und Ausweitung des deutschsprachigen Marktes zuständig.
Wir wünschen Ihnen einen wunderschönen Sommer und freuen uns, Sie auf der DSAG-Konferenz in Bremen treffen zu können.
Have a nice day
Ihr Runbook-Team
Runbook Company Germany / Graf-Adolf-Platz 15 / D-40215 Düsseldorf /
Tel.: +49 (0)211-882 42 477 / Fax: +49 (0)211-882 42 200 / Klicken Sie hier, um unsere deutschsprachige Internetpräsenz zu besuchen.
Previously you have agreed to receive information per email from Runbook Company. Due to European regulations, per July 1st 2009 we are obliged to ask for permission to keep you updated per email. Because you have registered before July 1st 2009 we will continue to mail this email address. If you do not wish to receive any further news from us or want to change the email address, please click here.
Noch 50 Tage bis zur DSAG-Konferenz in Bremen (29. September bis 1. Oktober 2009)
Sehr geehrter Frau oder Herr,
DSAG-Konferenz, Bremen (Deutschland) - 29. September bis 1. Oktober 2009
Runbook Company International wird am 10. Jahreskongress der DSAG in Bremen teilnehmen. Versäumen Sie nicht die größte Veranstaltung für SAP-Anwender in Europa und besuchen Sie uns an unserem Stand.
Dr. Gerrit Hermes (COO Runbook Company Germany) wird bei dieser Veranstaltung einen Vortrag halten. Wir freuen uns auf Ihre Anwesenheit am 30. September um 14.00 Uhr.
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Transparente Jahresabschlüsse: Deloittes Erfahrung mit Runbook
„Durch den Einsatz der Runbook-Software wird effizienter und effektiver gearbeitet. Die Arbeit wird transparenter; man kann ganz deutlich sehen, was man macht", sagt Remko Vochteloo, Director of Finance bei Deloitte Netherlands. Vor zwei Jahren führte die Beratungs- und Prüfungsgesellschaft in den Niederlanden die Runbook-Software für ihre Jahres- und Monatsabschlüsse sowie die interne Kontrolle ein. Vochteloo zufolge haben sich seither das Management und die Optimierung von Prozessen erheblich verbessert: „Transparenz hat einen Selbstreinigungseffekt."
Deloittes wichtigster Grund für einen Wechsel zu Runbook war, dass man Ordnung in das eigene Rechnungsführungssystem bringen wollte, so Vochteloo. „Damit soll nicht gesagt werden, dass es nicht in Ordnung war, aber es entbehrte der notwendigen Dokumentation und Beschreibung von Prozessen und Instrumenten. Wir wollten die Prozesse festhalten, um Risiken auszuschließen. Die Frage, die wir uns stellten, war: Wie kann man diese Prozesse effizient gestalten? Selbstverständlich kann man beschreiben, was man tut, alles auf Papier festlegen und anschließend in einem großen Schrank zu den Akten legen. So sind die Prozesse zwar schriftlich belegt, aber schwierig abzurufen. Mit der Software von Runbook kann man ganz einfach alle erforderlichen Belege in das System einpflegen und diese ebenso einfach wieder abrufen."
Jede Deloitte-Kette (Contact bis Cash, Recruit bis Retire und Procure bis Pay) hält vierteljährlich ein sogenannte In‑Control‑Meeting ab. „Wir gehen alles Schritt für Schritt noch einmal durch, prüfen nach, ob die Prozesse an irgendeiner Stelle Schwächen oder Fehler aufweisen und ob bzw. wie diese gelöst worden sind. Mit der Runbook-Software lässt sich einfach aufzeigen, was geschehen ist."
Maximale Aufteilung von Ressourcen
Wenn neue Prozesse eingeführt werden, werden sie nicht immer von allen Mitarbeitern ohne weiteres akzeptiert. Bei Deloitte lief es allerdings ziemlich schnell. „Das neue Verfahren war in zwei Jahren in die Unternehmensabläufe integriert. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass eine Änderung von Verfahren als ein notwendiges Übel angesehen wird, etwas, das einem auferlegt wird, weil es der Rechnungsprüfer verlangt, zum Beispiel. Jetzt sieht sich das Unternehmen selbst in der Pflicht stehen und erkennt die Vorteile: Es ist eine Methode, um Ressourcen maximal aufzuteilen."
Mit Workshops, die Runbook in ihrer Hauptniederlassung im niederländischen Ede veranstaltete, wurden die Deloitte-Mitarbeiter in das neue Verfahren eingeführt. „Am ersten Tag kamen die Beschäftigten aus dem Rechnungswesen, die an Jahres- und Monatsabschlüssen mitarbeiteten. Für sie war der Prozess vollkommen logisch. Am zweiten Tag waren die Prozessleute an der Reihe. Hier wurde neuen Prozessen mit einigem Widerstand begegnet. Mittlerweile hat sich dieser Widerstand komplett gelegt und wird das Projekt von allen Seiten befürwortet. Bei solchen Prozessen muss man beweisen können, welche Vorteile sie bringen. Der Vorteil der Runbook-Software ist, dass man damit Schritt für Schritt arbeiten kann. Natürlich könnte man sich darauf beschränken, den konzeptionellen Aspekt zu verkaufen, der auch wichtig ist, aber wenn es um die Implementierung geht, sind auch die konkreten Schritte relevant: Was muss ich tun? Habe ich mehr zu tun? In unserem Fall bedeutet es, dass unser Personal dieselbe Tätigkeit verrichtet, aber auf eine andere Art und Weise. Anstelle von einmal jährlichen Stoßzeiten für die Berichterstattung erstellen wird jetzt jeden Monat einen Bericht. Das ist einfacher."
Prozessorientiertes Denken
Der große Vorteil der Runbook-Software ist, so Vochteloo, deren ausgesprochen positive Auswirkung auf das Unternehmen. „Wir sind nicht mehr so stark davon abhängig, dass unsere Mitarbeiter miteinander kommunizieren. Damit gelang uns unternehmensintern die Umstellung von einer abteilungsorientierten zu einer prozessorientierten Denkweise. Mitarbeiter denken nicht mehr in Abteilungen, wo ein Problem von einem abgeschlossenen Raum zur nächsten Abteilung weitergereicht wird, sondern in Prozesszusammenhängen. Sie sehen den Prozess und begreifen, welchen Wert Kommunikation und Zusammenarbeit hat. Dies führt automatisch zu Verbesserungsmaßnahmen. Runbook schafft Transparenz und dies hat einen Selbstreinigungseffekt für ein Unternehmen."
Ein weiterer Vorteil ist, dass der Jahresabschluss erheblich schneller durchgeführt werden kann. „In den letzten zwei Jahren konnten wir das Jahr durchschnittlich drei Wochen früher abschließen. Die Zahlen stehen uns jetzt nach einer Woche zur Verfügung. Bis zur Fertigstellung des Abschlusses werden noch immer drei Wochen benötigt und anschließend müssen die Ergebnisse den Prüfungsausschuss und die Generalversammlung im September passieren. Neben dem Abschluss gewinnen wir auch einen solchen Einblick in die Tatsache, dass Schlüsselkontrollen funktionieren, dass ich wirklich sicher bin, alles ‚unter Kontrolle' zu haben. In vielen Fällen wird auf der Grundlage einer negativen Zusicherung gearbeitet; jetzt hat man die positive Zusicherung, dass man die Kontrolle hatte. Man hat viel bewusster die Kontrolle, denn man kann es beweisen. Das ist ein tolles Gefühl!"
Neue Runbook-Geschäftsstelle in Deutschland
Runbook hat eine neue Geschäftsstelle in Düsseldorf eröffnet. Seit dem ersten April 2009 ist Gerrit Hermes der neue COO für die Region Deutschland. Gerrit besitzt über 15 Jahre internationale Erfahrung auf höchster Ebene auf dem Gebiet von Corporate Finance, Compliance und Restrukturierung internationaler Unternehmen. Zusammen mit seinem Kundenberaterteam ist er in Düsseldorf für die Entwicklung und Ausweitung des deutschsprachigen Marktes zuständig.
Wir wünschen Ihnen einen wunderschönen Sommer und freuen uns, Sie auf der DSAG-Konferenz in Bremen treffen zu können.
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