Alliander maakt kwaliteitsslag met Runbook (Dutch)
Voor Alliander, het netwerkbedrijf dat is ontstaan uit de splitsing van NUON in een elektriciteitsleverancier/producent en netwerkbedrijf, was het maken van een kwaliteitsslag de voornaamste reden om te kiezen voor Runbook.
"De daaruit voortvloeiende grotere efficiency en kostenbesparingen zijn een resultaat, maar dat is niet doorslaggevend geweest in de business case", benadrukt Bart Blokland, directeur van Alliander Shared Services, het shared service center van Alliander dat werkt voor Alliander en de drie dochterondernemingen Liander, Liandon en Liandyn.
"We willen vooral een kwaliteitsslag maken." De grote winst voor Alliander zit voor Blokland in het feit dat Runbook naadloos aansluit bij de strategische thema's van Shared Services. "Onze strategische thema's zijn: concentreren, standaardiseren, innoveren en excelleren. We concentreren meer activiteiten bij shared services en processen worden gestandaardiseerd. Runbook is ook een innovatieve stap. De juiste combinatie van standaardiseren en innoveren leidt tot excelleren."
In control
Wellicht nog meer dan voor finance functies bij andere bedrijven speelt het 'in control' zijn voor een shared service bedrijf een belangrijke rol. "Voor ons is het van cruciaal belang het vertrouwen in shared services op te bouwen. De finance functie zit niet bij ons maar in de business. Wij krijgen het vertrouwen om de financiële administratie te verzorgen omdat de finance functie inzicht heeft in de processen en de substance die erachter zit. Zij hebben het vertrouwen om dingen los te laten."
Het geloof dat iedereen binnen Alliander heeft dat Runbook helpt om een professionele organisatie neer te zetten is een belangrijke reden geweest voor de implementatie van Runbook volgens Blokland. "Er is binnen Alliander sprake van grote betrokkenheid. De mensen zijn vanuit onze historie met Nuon bekend met Runbook en dromen over wat er nog verder met het systeem kan. Het is ook een stukje visie op de toekomst. Daarbij moet ik zeggen dat we op een goede ondersteuning vanuit Runbook kunnen rekenen."
Runbook vormt een belangrijke pijler onder de finance shared services van Alliander. Het commitment van de medewerkers is de succesfactor achter de zeer snelle en soepel verlopende implementatie van Runbook. "Tot nu toe is het zeer succesvol, we zijn zeer ambitieus en gaan heel snel. Eind 2008 hebben we de onderhandelingen over een licentie afgesloten en bij de halfjaarafsluiting konden we de balansdossiers op CD naar de accountant sturen. Je kunt wel een ambitie uitspreken maar het moet wel worden gerealiseerd, en dat is gelukt", aldus Blokland.
Op dit moment maakt Alliander gebruik van Runbook voor de periodeafsluiting, het elektronisch balansdossier en is men bezig aan het opbouwen van een Tax Control Framework. "We zitten in een pilot Horizontaal Toezicht met de Belastingdienst", aldus Blokland.
Nieuwe functionaliteiten
De aandacht van Alliander richt zich niet alleen op wat Runbook voor de financiële functie kan betekenen. "We zien ook mogelijkheden buiten het closing proces zoals bijvoorbeeld het maandelijks salarisproces. Ook hier zijn tal van mutaties, berekeningen en andere gegevens die moeten worden meegenomen. We kijken of we Runbook ook hiervoor kunnen gebruiken." Blokland wijst ook op de Amerikaanse regelgeving in Sarbanes Oxley waarbij het 'in control' zijn over de financiële rapportage centraal staat. "Maar eigenlijk gaat het om de hele onderneming in de volle breedte. Je moet in control zijn over alle processen binnen een bedrijf."
Hoewel er op termijn een efficiencyslag te maken valt door het gebruik van Runbook wil Blokland wel duidelijk maken dat dit niet de belangrijkste drijfveer voor de keus voor Runbook was. "Je kunt door standaardisatie wel efficiënter worden en door concentratie richting shared services, maar dat is niet de belangrijkste drijfveer. Het gaat om verbetering van de kwaliteit van de processen en de dienstverlening. Het is een bijkomend voordeel maar meer door het verbeteren van processen. Runbook helpt daarbij."
Accountantscontrole
Van mogelijke besparing op accountantskosten, omdat er minder tijd gaat zitten in het verzamelen van informatie voor de accountant, is volgens Blokland bij Alliander in dit stadium nog geen sprake. "We hebben de eerste gesprekken met de accountant gehad. Het elektronisch dossier lijkt fantastisch, maar er zijn nog maar zeer weinig bedrijven die het doen. Ook de accountantskantoren moeten er aan wennen. Zij zijn gewend stapels dossiers te krijgen waar ze kasten mee kunnen vullen en nu krijgen ze het elektronisch. Je krijgt vragen als: staat alles er wel op? Op termijn zal het wel helpen. Ik hoop dat de accountantskantoren ook intelligente software zullen implementeren om de gegevens te koppelen. Uiteindelijk zal het wel leiden tot lagere kosten, maar het vergt nog de nodige inspanningen." Een belangrijk voordeel is wel de snelheid waarmee men over cijfers kan beschikken. Dit komt volgens Blokland door de standaardisatie over de bedrijven heen. Voor het afsluiten van de periode maakt het in tijd niet zoveel verschil. "We hadden al een zeer ambitieus afsluitschema daar valt niet zo'n slag te maken. De verbetering zit meer in de extra analyses die je kunt doen en de kwaliteit en inzicht die beter wordt."
Tot slot wil Blokland nog even kwijt dat het voor hem erg belangrijk is dat Runbook Company heel eager is om met de medewerkers na te denken over de volgende stap. "Het 'in control' proces of periodeafsluiting is nu erg gericht op finance en de accountant maar het kan ook breder worden toegepast. Runbook Company denkt hierover mee en is zeer gretig om dit soort dingen te vernemen."
Bron: Monique Harmsen, journalist
